Ruthson Zimmerman Ws4wd VJ9M0 Unsplash

Profesionalni time management – generički naslov za možda najbitniju poslovnu i prodajnu temu

Piše: Igor Belošić, MBA, MSc., gost predavač ESAS 2017, ESAS 2018

Za svakog konkretnog poslovnog čovjeka – prodavača, direktora ili vlasnika „time management“ je krucijalan za uspjeh. U inat tome praksa pokazuje kako se mnoštvo poslovnih ljudi muči i bori s kvalitetnim time managementom jer uvijek žele biti na raspolaganju − red je sada bitan − svojim pretpostavljenima, svojim klijentima i svojim kolegama istog ili nižeg ranga.

Prije nego dublje zaronimo u temu želio bi demistificirati i jednostavno objasniti što time management je tj. nije. Dakle, time management nije „biti točan“ tj. ako dolazite točno na vrijeme to je izvrsno, ali povezati time management s točnim dolascima, a što se najčešće radi, je banalno. Kada smo već kod točnih dolazaka vjerujem da ste se susreli i s onom grupom ljudi koji dolaze 15, 20 ili više minuta ranije busajući se u prsa da su profesionalni. Nisu. Identična su ometala poput onih koji kasne jer s ranijim dolascima pokazuju da, baš poput onih prvih koji kasne, ne cijene drugu stranu. Dakle, svi vi koji dolazite ranije (sve preko pet minuta prije termina je prerano) i još mislite da ste s time jako profesionalni – niste. Uzgred, ja spadam u one koji većinom kasne. Svi mi koji kasnimo, ali i oni koji dolaze (pre)rano pokazujemo, još jednom ću ponoviti, identično ponašanje prema drugoj strani – nedostatak poštovanja! A to, ako se pomaknemo s banalnog, površinskog gledanja na temu, nema veze s time managementom već s našim mindsetom. Dakle, nisam svladao time management ako dolazim točno, ali je to svako pohvalno i profesionalno poslovno ponašanje kojim pokazujemo poštovanje prema drugoj strani te nam daje mnoge koristi koje nisu tema ovog članka.

Moje mišljenje, stav i filozofija oko time managementa koje ću vam prezentirati temelji se na dva desetljeća provedena u B2B prodaji, managementu, radu u raznim državama te na nekoliko time management radionica koje sam slušao posljednjih desetak godina.

Smatram da stvarno dobar u time managementu može biti samo onaj koji se može othrvati „ometačima“. A glavni ometači jesu, ovaj put red nije bitan  – šefovi, konstantno otvoren mail, chat programi i sms poruke, telefon s uvijek uključenim zvukom te dostupnost kolegama bilo kada i bilo gdje.

Kada smo u usred bitnog poslovnog npr. prodajnog sastanka nemamo otvoren mail, telefon nije „na zvuku“ te ne tipkamo poruke na bilo kojoj danas aktualnoj platformi. Ako netko radi nešto od navedenog onda je totalni amater jer time pokazuje nepoštivanje druge strane i njenog vremena, ometa sam sebe fokusirajući se na nešto drugo, uništava si eventualni „momentum“ i rapor koji možda ima s drugom stranom. Naravno, neki vlasnici ili generalni direktori velikih biznisa jesu možda takvi, ali zasigurno nisu bili dok su se penjali prema vrhu. Ako ne vjerujete meni, pitajte njih…

Gore spomenuti ometači su, uvijek i isključivo, samo naši i dolaze iznutra, iz nas samih. Svjestan sam da će mnogi od vas sada komentirati da imaju šefa koji ih ometa. Mali savjet za vas − promijenite šefa ili pobjegnite od njega. Ako ne vjerujete da je čak i to u Vašoj moći i domeni, onda nemojte dalje čitati jer ovaj materijal definitivno nije za Vas. Ovaj tekst pišem za ljude koji su dostigli nivo da su samostalni prodavači (mislim na mindset u glavi), za srednji i viši management te za lidere koji su spremni sami sebi organizirati svoje vrijeme tj. pišem za sve koji sami organiziraju svoje vrijeme i kroz to su proaktivni te ne čekaju reagirati (samo) na podražaje iz okoline.

A što se tiče šefova koji ometaju, maltretiraju ili „micromanagiraju“ istina je da nam se realno mogu pojaviti na svim hijerarhijskim nivoima mada su češći na srednjim i nižim nivoima kompanijske hijerarhije. Ako nas takav netko spopadne uistinu su moguća samo dva ishoda – ili će oni izbaciti nas ili ćemo mi pronaći način da izbacimo njih. Na koncu, pravi prodavač i vođa mora znati i moći preskočiti svakojake prepreke na putu do visina.

Dakle, ometači su uvijek samo naši! Ometanje ubija produktivnost i odmiče nas od onoga što bismo stvarno trebali odraditi i napraviti. Upravo time management treba biti alat kojim ćemo se obračunati s ometačima. Na temelju dosadašnjeg osobnog iskustva te iskustva s  kolegama, poslovnim partnerima i ljudima kojima rukovodim siguran sam da su glavni uzroci ometača strah, lijenost i pogrešan mindset  koji onda i direktno i indirektno rezultiraju odgađanjem provedbe bitnih zadataka te stavljanjem glave u pijesak očekujući da će problem nestati. Neće!

Ometače ćemo anulirati tek kada prihvatimo da su upravo oni pravi uzrok problema u našem time managementu. Dokazan i relativno jednostavan način za to je uzeti neki period od npr. 45, 60, 90 minuta kada svjesno blokiramo sve ometače i tijekom kojeg je naša pažnja posvećena onome što nam je bitno za odraditi  bez  straha od negativnih posljedica potencijalne poruke, maila, poziva ili situacije na koje nećemo reagirati ili odgovarati. Meni osobno, u radno vrijeme, idealni su takvi blokovi od 70 minuta. Također, vrijeme za rad bez ometača može biti bilo koje vrijeme i izvan formalnog radnog vremena. Ovaj tekst pišem na godišnjem odmoru koji provodim sa svoja dva mala sina (4 i 6 godina) u Alpama. Svako jutro ustajem u 5:15 te od 05:30 do 07:30 imam puna dva sata bez ikakvog ometanja. Nakon 12 dana ovakvog ritma dobio sam 24 izvrsna, kvalitetna radna sata što rezultira s  tri (3!) radna dana ako gledam iz  perspektive osmosatnog radnog vremena. Nadalje, otprilike isti režim imam i kada sam kod kuće (u normalnom radnom ritmu) samo tada ranojutarnji blok nije dva sata već devedeset minuta. Na mjesečnom nivou, ako izuzmem nedjelju koju uvijek držim kompletno neradnu, na ovaj način dobijem, de facto, preko četiri (4!) radna dana koji su „mirni“ i bez ometača! Navedeno je, poštovane kolege, primjer kvalitetnog time management koji daje rezultate i koji se temelji na vlastitoj odluci, prioritetima i disciplini! Sve ostalo su samo izgovori i alibiji. Poslovna izvrsnost i profesionalizam zahtjeva i podrazumijeva ovakve „žrtve“ te je to ono što čini razliku između uspješnih i neuspješnih, između profesionalaca i amatera.

Nažalost, mnogi od nas ne mogu se, osim kada su na nekom baš bitnom sastanku, othrvati tome da otvoreni inbox, telefon i njihova dostupnost okolini ne dominiraju njihovim vremenom. I baš zbog toga ne postižu rezultate kojima teže.

Realno, nema puno negativnih posljedica biti bez telefona i maila u nekom vremenskom period koji si postavimo kao cilj (npr. 60 minuta) ili čak i duži. Primjer  – neki od nas dosta putuju avionom u kojemu provode nekoliko sati bez telefona ili maila. I svijet im se ne sruši. Prežive − i tu ne mislim na let već na posao. Dakle, rizik da ćete baš nešto fundamentalno propustiti ili izgubiti kada se isključite naspram dobitka koji ćete ostvariti stvarajući si kvalitetno radno vrijeme za prave i stvarne prioritete jest apsolutno malen. Upravo zato nema baš nikakvog razloga da i dalje dozvoljavate pogrešnim uvjerenjima i lošim navikama da nastavite po starom i vječno se vrtite u zatvorenom krugu „nemanja vremena“, napadajima panike jer „ništa nisam napravio“ i sličnim rezultatima koji proizlaze iz uistinu lošeg time managementa!

I sada će vas dosta skočiti s komentarom tipa „glupost, što ovaj priča“ pa kako mogu biti bez maila, bez telefona ili izvan svog ureda, a netko od mojih klijenata mi pošalje nešto jako bitno? Ovo pitanje je isključivo izgovor i nema nikakvu težinu osim ako i prilikom sastanaka s klijentima vi držite otvoren inbox, odgovarate na mailove, telefone i reagirate na ostale smetnje.

Drugo klasično pitanje je, ali što ako sam isključen i baš tada se javi klijent kojeg lovim mjesecima? Ponovo ću se referirati na gornju rečenicu. Isključivo vaš izgovor. Na koncu, vaš klijent iz snova i kojeg lovite mjesecima, a koji baš sada zove ne zna jeste li ste u avionu, u bolnici, vozite ili ste na sastanku pa se zbog toga ne javljate, zar ne?

Ne mogu dovoljno naglasiti da je laž, i totalni amaterizam, da u svakom trenutku moramo biti dostupni telefonom ili inboxom; osim ako nismo kirurzi u stanici hitne pomoći! Taj osjećaj „moranja dostupnosti“ lišava nas stvaranja pravog, fokusiranog vremena i davanja pažnje na stvarne i kritične stvari koje moramo napraviti da bi uspjeli u prodaji tj. poslu uopće.

Način komunikacije je jasan dokaz naših prioriteta i mindseta, a to su dva ključna faktora za uspjeh u bilo kojem području, a u prodaji, managementu i leadershipu su ekstremno bitna zbog mnoštva postavljenih ciljeva i odgovornosti koje kao poslovni ljudi nosimo. I baš zbog toga, doslovno, nije zdravo vjerovati da ćemo iskusiti negativne posljedice, profesionalne i osobne, ako ćemo neko vrijeme kroz dan biti nedostupni. Takav pogrešan stav nam pokazuje da smatramo našu poslovnu poziciju isključivo kao reaktivnu gdje na svaki podražaj moramo odmah „skočiti“. Također, takav stav nedvojbeno pokazuje kako vjerujemo da samo kroz servilnost i podređenost možemo kreirati neku malu dodanu vrijednost kojoj će, naša nedostupnost i u minimalnom vremenskom periodu, naškoditi.

Nadalje, takav stav potpuno definira gdje će biti fokus i pažnja te nam tako i kreira vlastite poslovne prioritete. Nevoljkost, nemogućnost da se isključite na neko vrijeme samo je indikacija da radije izabirete reaktivnost naspram proaktivnosti. To dokazuje da smo otvoreni prema svim ometačima koji nam daju izlike da radimo neki novi zadatak umjesto onoga kojeg trebamo. Podsjećam da su strah, lijenost i pogrešan mindset glavni uzročnici ometača tj. slabog time managementa!

Gdje možete pronaći mjesta za napredak? Razmislite o gore navedenom i kroz vaše vlastite zaključke onda izaberite između „sadašnjosti“ u kojoj izgledate ili jeste jako zaposleni s reakcijama na okolnosti bez vašeg stvarnog utjecaja na njih i „budućnosti“ gdje uz nove alate možete postati puno proaktivniji te si stvoriti okolnosti kroz koje ćete imati i dobivati puno bolje prodajne, poslovne, ali i osobne rezultate! Pokušajte si dopustiti prihvaćanje da sve nije, i ne može biti, toliko važno da se odmah bacamo na to. Pareto princip, na koncu, pokazuje da 80% naših rezultat dolazi iz 20% naših akcija. Koje akcije onda trebaju dobiti punu pažnju?

I za kraj kako (početi) raditi u određenim vremenskim blokovima? Napravite nekoliko proba. Dajte si, tj. blokirajte, za neki zadatak, projekt, ideju ili nešto od čega očekujete neku korist za sebe određen vremenski period npr. od 60 minuta. Zatvorite inbox, utišajte telefon, zatvorite ili isključite svako drugo ometalo, ako je potrebno pobjegnite iz ureda na neko mjesto gdje ćete biti neometani. Nakon što prođe tih sat vremena ponovo se upalite i provjerite što bi moglo biti hitno i bitno ili neophodno da se odmah time pozabavite. Ako imate problema sami sa sobom u stvaranju tih vremenskih blokova samo se sjetite da, vjerujem, niste dostupni kada ste na poslovnim sastancima ili u avionu pa usprkos tome i dalje poslujete.

Ako pretpostavimo da u osmosatnom radnom danu bude i puno markiranja i pauza i sastanaka i skakanja s teme na temu siguran sam da  će, uz samo tri do četiri sata podijeljenih u nekoliko neometanih blokova, vaši prodajni odnosno poslovni rezultati osjetno porasti. Radite, organizirajte se na smisleni način i  kroz to postanite produktivniji što će neminovno dovesti do uspjeha.

Zaključit ću polako ovaj tekst uz podsjetnik da samo kroz postavljanje vlastitih ispravnih prioriteta i odluka, a za što trebate konkretnu provedbu vlastite discipline možete spoznati pravi smisao time managementa, a koja je poboljšanje poslovne uspješnosti odnosno života uopće!

Sretno na tom putu.