Alarm Clock Calendar Close Up 908298

Kako prestati odgađati? – put prema poslovnoj izvrsnosti

Piše: Igor Belošić, MBA, MSc., gost predavač ESAS 2017, ESAS 2018

Ljeto je najbolje godišnje doba! Za većinu ljudi predstavlja odmor, spajanje dugih vikenda te drugačiji, ležerniji i opušteniji način rada. Za mene ljeto predstvalja rođendan krajem srpnja, godišnji odmor, ali uvijek i bez iznimke vrijeme izrade budgeta za narednu godinu u mojoj korporaciji. Bez iznimke to se odrađuje između 15. 7. i 5. 8. i desetljećima je tako. To je ozbiljan poslovni zadatak koji se kroz godine povećava sukladno s povećanjem mojih odgovornosti unutar organizacije. Danas kada radim ili rukovodim izradom poslovnih budgeta za nekoliko država i regija unutar centralne Europe na to „potrošim“ 10-15 radnih dana ne računajući pripreme koje traju već tjednima ranije (detaljnije o kvalitetnom budgetiranju pisat ću u zasebnom tekstu).

Naravno, strašno je biti poslovno fokusiran kada je cjelokupno okruženje u „ljetnom raspoloženju“. Godinama sam to mrzio (i još uvijek nimalo ne volim), ali mi je upravo to bila izvrsna škola za (na)učiti što je najbitnije ako se želimo riješiti odgađanja.

Najbitnije za prestanak odgađanja je odraditi baš ono „najgore“ prvo bez obzira radi li se o godišnjem budgetiranju (većina čeka zadnji trenutak prije deadlinea, zar ne?) ili o jednom telefonskom pozivu osobi ili tvrtki koja nam se ne sviđa. Počevši odrađivati baš to što ne volim prvo – i prije svega ostaloga što me čeka taj dan – snagu sam crpio iz svoje mantre da sam najjači i najbolji ujutro kada sam svjež. Ubrzo sam uvidio kako imam puno više uspjeha nego neuspjeha s takvim ranojutarnjim akcijama te bi kroz ostatak dana, najčešće, proletio na krilima jutarnjeg uspjeha. Također, pokazalo se da sam većinu neželjenih zadataka obavio i sredio u manje od tridesetak minuta! A ponekad sam ih se „bojao“ ili zazirao od njih danima, tjednima pa čak i, doslovno, mjesecima…

Dakle, prvi korak u prestanku odgađanja jest prvo odraditi najgori zadatak! Onaj koji nam se najmanje sviđa. Onaj koji se mrzi!

Drugi korak jest planiranje posla tj. radnih zadataka. Meni je potpuno jasno da će većina vas koji čitate odmahnuti rukom i reći – ali ja to radim. Uz rijetke iznimke koje potvrđuju pravilo siguran sam da ne radite i da sami sebe lažete. Godinama sam baš to radio; sam sebe lagao po tom pitanju. Za kvalitetno dnevno planiranje poslovnih obaveza trebalo bi raditi tj. postaviti blokove od sat ili maksimalno sat i pol vremena (sve preko toga je predugo i nema efekta). Čim pokušate ostat ćete iznenađeni koliko toga možete obaviti u takvim intervalima, naravno, ako ih se pridržavate. I radni ručak stane u blok od devedeset minuta, a to što mi popijemo „još jednu“ času vina ili kavu pa probijemo rok i više nam se „ne isplati“ vraćati u firmu je izvrstan primjer odgađanja… Imate projekt ili zadatak koji vam se ne dopada i svjesni ste da ako ga zapostavljate i odgađate on neće ispariti već će vam se vratiti kao bumerang. To se uvijek dogodi – samo je pitanje dogodili li se to malo prije ili malo kasnije, ali nas uvijek dočeka. Kako tome doskočiti? Jednostavno – stavite taj mrski zadatak u kalendar kao sastanak sa samim sobom. I bez obzira na bilo što drugo, kada je vrijeme da taj „sastanak“ počne, započnite ga. Ako ništa drugo postavljane mrskih zadataka u kalendar maknut će vam grižnju savjesti i negativne misli barem do trenutka dok vam ne zazvoni podsjetnik za to.

Tko implementira gore navedeno (prvo napraviti najgori zadatak i ozbiljno planira zadatke) vidjet će brzu i pozitivnu promjenu svoje poslovne uspješnosti. Teško jest, ali uz pravi fokus i vlastitu disciplinu brzo je izvedivo. U „Top Shopu“ sada bi slijedili noževi gratis haha, a kod nas još nekoliko dobrih alata za nastavak treniranja poslovne izvrsnosti kroz reduciranje odgađanja.

Potpuna prioritizacija (riječ je teška poput njene provedbe)!  Za ispravnu i potpunu prioritizaciju zadataka potrebno ih je sagledati kroz svrhu i značenje, a ne samo kao 2, 3 ili 10 zadataka koje obavljamo samo da bi došli do cilja. Izvrstan primjer je vođenje ljubavi – odrađujete li samo da bi došli do finalnog cilja ili ste uključeni emotivno tj. sa svrhom i značenjem? Gledajte na posao koji trebate obaviti kroz prizmu doprinosa nekoj široj, većoj viziji koju imate za sebe, nešto izvan standardnih poslovnih ciljeva, a u čemu ćete pronaći vlastitu motivaciju (izvrstan poslovni autor S. Sinek to bi opisao kao „zašto“ radim to što radim, onaj pravi, unutarnji „zašto“).

Kroz pravu i potpunu prioritizaciju do koje ćete doći sagledavajući samog sebe napravit ćete daljnji, bitan korak u prestanku odgađanja stvari. Moj vlastiti primjer je da sam spreman žrtvovati i već skoro dva desetljeća „žrtvujem“ godišnji odmor i ljeto, ali sam svjestan da upravo zbog i te vrste moje vlastite prioritizacije mogu imati poslovni i privatni lifestyle koji imam i koji je „po mojoj mjeri“. I zato mi nije nimalo teško. Ne odgađam!

Daljnji dobar alat za prestanak odgađanja jest postavljanje ispravnog redoslijeda važnosti.  To će nam odgovoriti  na pitanje kako definirati prioritete? Moguće je da dvije stvari budu jednako bitne, jednako hitne i obje sukladne vlastitoj svrsi i značenju. U tom slučaju odluka se jednostavno mora podići na nivo iznad i odlučiti na temelju očekivanih rezultata te što će dati značajniji doprinos onome što očekujemo ili trebamo dobiti u dužem vremenskom periodu. Odgovor na to pitanje pomiče nas iz pozicije reaktivnosti, gdje smo samo vatrogasci koji gasi požare, prema osobnom leadershipu gdje imamo kontrolu tj. gradimo vlastitu budućnost kroz vlastitu proaktivnost.

Koristan alat je i tzv. „totalno prepuštanje  poslu“. Da,  nekim zadacima tj. projektima se odupiremo dok neke baš volimo. Međutim, nijedan zadatak nam ne može uzrokovati otpor ako odlučimo da postane nešto posebno, nešto što nas vodi nekom višem, vlastitom cilju. Godinama sam mrzio financije i sve s time povezano. Jednom prilikom, prije mnogo godina, moj tadašnji pretpostavljeni me izvrsno mentorirao jednostavno mi objasnivši da, realno, nema stvarne šanse za napredovanje prema višem managementu za nekog tko zaobilazi bilo koji bitan i esencijalan dio poslovanja organizacije, a što financije jesu. Financije nisu ni danas moj izbor, daleko od toga, ali sam svjestan važnosti da ih odrađujem kada i kako treba bez otpora (prestao sam odgađati i ravnopravan su mi poslovni zadatak svemu ostalome). Danas sam potpuno svjestan da je to moje prihvaćanje, tj. prestanak odgađanja financijskih tema, rezultiralo vlastitim korporativnim usponom. Totalno sam se prepustio poslu!

Nadalje, iskreno vjerujem da u prepuštanju poslu moramo potpuno staviti na raspolaganje sebe same – našu emocionalnu energiju, ono što jesmo jer je to, i samo to, naša jedina i prava diferencijacija! Oni koji malo prate moj rad znaju da sam totalni pobornik diferencijacije kao glavnog uzročnika vlastitog (ne)uspjeha! Kako postižete, i možete li postići, da ljudi o vama ili o onome što ste ispričali razgovaraju satima, danima ili tjednima nakon što vas više nema? Ako je svaki radni zadatak naša refleksija (a jest baš tako), kakvu refleksiju želimo pružiti našoj okolini? Zašto je ova tema ekstremno bitna za poslovni razvoj, usavršavanja i dosizanje visokog nivoa profesionalizma? Zbog toga što je istinita stara poslovica „kako radiš jednu stvar tako radiš i sve ostale“. Odgađam li jedno, odgađat ću i drugo pa puno toga odgađam, a onda sam daleko od poslovnog profesionalca jer ne „završavam“ stvari!

I baš zbog toga, sve gore navedene strategije mogu postati navike ako ih počnete koristiti i primjenjivati. Siguran sam da se možete na sve prisiliti i potpuno promijeniti svoje sadašnje radne navike, pristupe i filozofije pogotovo ako niste ili ste samo djelomično zadovoljni poslovnim rezultatima koje trenutno imate. Krenete li u eksperimentiranje i isprobavanje ovih tehnika vidjet ćete da otpor nestaje čim se primite onoga, bez obzira o čemu se radi, što ste izbjegavali. Jednom kad se pokrenete u tom smjeru, promijenili ste fokus i odgađanje će doslovno nestati i ubrzo ćete uvidjeti totalna poboljšanja i neke nove, trenutno potpuno nevidljive horizonte. Ako želimo poboljšati naše prodajne, poslovne, a kroz njih i naše životne rezultate prvo trebamo poboljšati sebe same. A prestanak odgađanja jest ozbiljan vlastiti napredak!